Notă de informare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal ale pacienților și aparținătorilor sau reprezentanților acestora

Van Gelder V. Nicoleta – Cabinet Medical de Medicina Dentara si Happy Dent Clinic SRL

 

Având în vedere prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date şi abrogarea Directivei 95/46/CE (“RGPD)”, noi, Van Gelder V. Nicoleta – Cabinet Medical de Medicina Dentara si Happy Dent Clinic SRL, cu sediul în Cluj Napoca str Campului , nr 40, ap 3 , si str. Campului nr 245 ,jd Cluj, înregistrată la Registrul Unic al Cabinetelor Medicale sub nr. 528102 (CMI), Cod unic de înregistrare 20771328 (CMI) si 21393999 (Happy) (în continuare „Cabinet”), în calitate operator, vă detaliem în cele urmează cum și de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal în contextul prestării serviciilor medicale oferite de cabinetul medical către dumneavoastră.

Protecția datelor cu caracter personal reprezintă una dintre preocupările noastre majore. Vă rugăm să citiți cu atenție această notă de informare, întrucât aceasta conține informații importante despre cum și de ce colectăm, folosim și divulgăm datele cu caracter personal. De asemenea, explică drepturile în legătură cu datele cu caracter personal și cum puteți să ne contactați sau să vă adresați autorității de supraveghere.

 1. Cui se adresează?

Persoanele cărora li se adresează această notă de informare sunt pacienți ai Cabinetului, aparținători sau reprezentanți ai acestora.

2. Unde ne puteți scrie?

Pentru orice informații sau solicitări privind prelucrarea datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor în calitate de persoană vizată, puteți utiliza următoarele coordonate:

• Adresă poștală: str Campului, nr 40, scara 1, ap 3, Cluj-Napoca, jud. Cluj

str Campului , nr 245 , jud. Cluj

• Adresă de e-mail: office@happydent.ro
• : 0743205200 ; 0753268268

3. Ce date prelucrăm?

(i) În cazul în care sunteți pacient al Cabinetului, în contextul interacțiunilor avute, vă putem solicita și prelucra următoarele date pentru a vă putea oferi serviciile medicale solicitate sau da curs cererilor:

• Date de identificare: nume, prenume, CNP, serie și număr CI, data nașterii, telefon, adresă poștală și electronică, imagini video (surprinse de camerele de supraveghere video în cazul vizitei dumneavoastră în cabinet).
• Date de contact: telefon, e-mail, adresă.
• Date medicale: istoricul medical, diagnostic, tratamente efectuate, rezultate ale investigațiilor, alergii, prescripții medicale.
• Date financiare: informații de facturare, detalii despre plăți și asigurări de sănătate.
• Imagini și înregistrări: fotografii și video-uri realizate în scop de promovare și publicitate sau în scop științific (numai cu consimțământul dumneavoastră explicit).

(ii) În cazul în care sunteți reprezentantul legal al pacientului Cabinetului, în contextul interacțiunilor avute, vă putem solicita și prelucra următoarele date pentru a vă putea identifica și stabili calitatea de reprezentant legal al pacientului și a putea oferi serviciile solicitate sau da curs cererilor cu privire la pacientul pe care îl reprezentați:

• Date de identificare: nume, prenume, CNP, serie și număr CI, data nașterii, imagini video (surprinse de camerele de supraveghere video în cazul vizitei dumneavoastră în cabinet).
• Date de contact: telefon, e-mail, adresă.

(iii) În cazul în care sunteți aparținător al pacientului Cabinetului sau vizitator al Cabinetului, în contextul interacțiunilor avute, vă putem prelucra următoarele date în scopul protejării bunurilor proprietatea Cabinetului și/sau a clienților Cabinetului, obținute prin mijloace de supraveghere video:

• Date de identificare: imagini video (surprinse de camerele de supraveghere video în cazul vizitei dumneavoastră în Cabinet).

4. Care este scopul folosirii datelor și care este temeiul legal?

4.1. În cazul în care sunteți pacient al Cabinetului:

4.1.1. Gestionarea programărilor și a dosarelor medicale

• Scop: administrarea programărilor, păstrarea unei evidențe corecte a dosarelor medicale.
• Date cu caracter personal prelucrate: nume, prenume, CNP, serie și număr CI, data nașterii, telefon, adresă poștală și electronică.
• Temei legal: Executarea unui contract (art. 6 alin. 1 lit. (b) R.G.P.D.)
• Categorii speciale de date cu caracter personal: date privind sănătatea (de exemplu: afecțiuni, investigații, intervenții, tratamente)
• Temei legal: Realizarea actului medical și gestionarea serviciilor de sănătate (art. 9 alin. 2 lit. (h) R.G.P.D).

4.1.2. Comunicarea cu pacienții

• Scop: Informarea pacienților despre programări, tratamente, și alte informații relevante cu privire la acestea.
• Date cu caracter personal prelucrate: nume, prenume, CNP, serie și număr CI, data nașterii, telefon, adresă poștală și electronică.
• Temei legal: Executarea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. (b) R.G.P.D.).
• Categorii speciale de date cu caracter personal: date privind sănătatea (de exemplu: afecțiuni, investigații, intervenții, tratamente)
• Temei legal: Gestionarea serviciilor de sănătate (art. 9 alin. 2 lit. (h) R.G.P.D)

4.1.3. Emiterea facturilor și chitanțelor

• Scop: Gestionarea plăților și facturării pentru serviciile prestate.
• Date cu caracter personal prelucrate: nume, prenume, CNP, serie și număr CI, telefon, adresă poștală și electronică.
• Temei legal: Îndeplinirea unei obligații legale (art. 6 alin. (1) lit. (c) R.G.P.D.).

4.1.4. Promovare și publicitate

• Scop: Promovarea serviciilor Cabinetului
• Descrierea prelucrării: Utilizarea și publicarea, conform consimțământului exprimat de dumneavoastră, a datelor cu caracter personal (spre exemplu imaginea/vocea) cu privire la serviciile prestate de către Cabinet către dumneavoastră, în materiale publicitare sau prin intermediul rețelelor de socializare, în funcție de opțiunile exprimate de dumneavoastră.
• Temei legal: Consimțământ (art. 6 alin. (1) lit. (a) R.G.P.D.).

4.1.5. Supraveghere video

• Scop: Protejarea bunurilor proprietatea Cabinetului și/sau a clienților Cabinetului, prin mijloace de supraveghere video;
• Temei legal: Interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f) R.G.P.D.).

4.2. În cazul în care sunteți reprezentantul legal al pacientului Cabinetului:

4.2.1. Stabilirea calității de reprezentant

• Scop: Identificarea și stabilirea calității dumneavoastră de reprezentant al pacientului;
• Temei legal: Interes legitim al Cabinetului de a depune toate diligențele necesare în vederea stabilirii calității dumneavoastră de reprezentant al pacientului și de a oferi acestuia serviciile solicitate de către dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. (f) R.G.P.D.).

4.2.2. Supraveghere video

• Scop: Protejarea bunurilor proprietatea Cabinetului și/sau a clienților Cabinetului, prin mijloace de supraveghere video;
• Temei legal: Interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f) R.G.P.D.).

4.3. În cazul în care sunteți aparținător al pacientului Cabinetului sau vizitator al Cabinetului

4.3.1. Supraveghere video

• Scop: Protejarea bunurilor proprietatea Cabinetului și/sau a clienților Cabinetului, prin mijloace de supraveghere video;
• Temei legal: Interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f) R.G.P.D.).

De asemenea, menționăm faptul că, în anumite cazuri, datele cu caracter personal indicate mai sus, vor fi prelucrate și în următoarele scopuri:

• raportarea către autorități conform obligațiilor legale pe care le avem, în temeiul art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR;
• gestionarea sistemelor IT (tehnologia informației), cum ar fi asigurarea mentenanței și realizarea auditurilor de securitate asupra rețelelor noastre IT, în temeiul art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR, în vederea atingerii interesului nostru de a asigura buna funcționare a sistemelor IT;
• soluționarea disputelor, în temeiul art. 6 alin. 1 lit. f) din GDPR, în vederea atingerii interesului nostru legitim de a solicita constatarea, de a ne exercita sau apăra drepturile în instanță.

 5. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră?

Cabinetul medical va prelucra datele cu caracter personal pe durata îndeplinirii scopurilor precizate în prezenta notă de informare, precum și ulterior în vederea conformării cu obligațiile legale aplicabile.

Ca principiu, cabinetul medical va prelucra datele cu caracter personal pe întreaga durată a raporturilor contractuale privind acordarea asistenței medicale, iar ulterior datele personale vor fi stocate pentru perioadele aplicabile diverselor tipuri de date cu caracter personal, stabilite în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile, respectiv pe durata necesară îndeplinirii obligațiilor legale care incumbă cabinetului (de exemplu, pentru datele medicale, conform legislației privind arhivarea dosarelor medicale; în cazul documentelor justificative financiar-contabile pentru care termenul de păstrare prevăzut de lege este de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar in care au fost întocmite).

Dacă prelucrarea are loc în temeiul consimțământului dumneavoastră, în cazul în care vă retrageți consimțământul pentru prelucrarea datelor și nu mai există alte temeiuri juridice pentru prelucrare (de exemplu, existența unei obligații legale, existenta unei relații contractuale, interesul legitim al cabinetului) sau vă opuneți prelucrării și nu există motive legitime și imperioase pentru prelucrare care să prevaleze, cabinetul va înceta prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Ulterior finalizării perioadei de stocare conform prevederilor de mai sus, cabinetul poate sa dispună anonimizarea acestor date, lipsindu-le astfel de caracterul personal și să continue prelucrarea datelor anonime pentru scopuri statistice.

6. Cui transmitem datele dumneavoastră?

Datele dumneavoastră cu caracter personal vor putea fi dezvăluite, strict în măsura în care este necesar pentru scopurile detaliate anterior sau în cazurile în care acest lucru este cerut de lege, către următoarele categorii de destinatari:

• autorități competente (ex.: organe fiscale, autorități din domeniul sănătății, instanțe de judecată);
• societățile împuternicite să presteze prelucrări în numele şi pentru noi, cum ar fi furnizorii noștri de servicii (servicii de mentenanță a sistemelor IT etc.);
• furnizori de servicii legate de prestarea serviciilor medicale (ex.: laboratoare de analize);
• consultanți externi (ex.: avocaţi, specialişti din domeniile audit, juridic, consultanță fiscală, contabilitate);
• terțe părţi indicate expres de dumneavoastră;
• terți achizitori, în măsura în care activitatea noastră ar fi transferată (în totalitate sau parțial), iar datele persoanelor vizate ar fi parte din activele care fac obiectul unei astfel de tranzacții.

7. Transferuri către țări terțe sau organizații internaționale

Nu vom transfera datele dumneavoastră cu caracter personal în afara Spaţiului Economic European. În situaţii de excepţie şi doar dacă este necesar, transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal în afara Spațiului Economic European se va face doar cu aplicarea unor măsuri de protecţie adecvate conform prevederilor legale specifice în materia protecţiei datelor cu caracter personal şi cu informarea dumneavoastră corespunzătoare.

8. Care sunt drepturile dumneavoastră?

Orice persoană vizată își poate exercita următoarele drepturi, așa cum sunt prevăzute de către Regulamentul General privind Protecția Datelor:

8.1. Dreptul de acces

Dreptul dumneavoastră de a obține de la Cabinet confirmarea dacă datele cu caracter personal ce vă aparțin sunt prelucrate sau nu și informații privind scopul prelucrării, categoriile de date cu caracter personal în cauză, destinatarii și categoriile de destinatari căruia i-au fost sau le vor fi dezvăluite datele cu caracter personal și garanțiile legate de această divulgare, în special în cazul destinatarilor din țări terțe sau organizații internaționale, perioada prevăzută pentru stocarea datelor cu caracter personal, informații privind rectificarea, ștergerea, restricționarea și obiecții cu privire la datele cu caracter personal ce vă aparțin, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea de Supraveghere și cu privire la existența unui mecanism de luare a unei decizii automate, inclusiv a realizării profilului

8.2. Dreptul de rectificare

Aplicabil în cazul în care datele cu caracter personal sunt incorecte sau incomplete.

8.3. Dreptul la ștergere

În cazul în care datele cu caracter personal nu mai sunt necesare în legătură cu scopurile prezentate în prezenta notă de informare, dacă vă retrageți consimțământul și nu există alte temeiuri legale pentru prelucrare, dacă vă opuneți prelucrării și nu există alte temeiuri juridice pentru prelucrare, dacă datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal sau trebuie să fie șterse pentru respectarea unei obligații legale care îi incumbă Cabinetului.

Nota: Este posibil ca unele dintre datele dumneavoastră cu caracter personal să nu poată fi șterse, date fiind obligațiile legale sau interesul legitim de a le prelucra în continuare. Mai multe detalii privind acest subiect vă vor fi furnizate la cerere.

8.4. Dreptul la restricționarea prelucrării

În cazul în care contestați acuratețea datelor cu caracter personal, prelucrarea datelor cu caracter personal este ilegală și vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, Cabinetul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal pentru scopurile prezentate, dar sunt solicitate de către dumneavoastră pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, vă opuneți prelucrării în intervalul de timp în care se verifică dacă interesul legitim al Cabinetului este superior interesului dumneavoastră;

8.5. Dreptul la portabilitate

Dreptul de a primi datele dumneavoastră cu caracter personal sau pe care dumneavoastră le-ați furnizat Cabinetului într-o manieră structurată, utilizată în mod obișnuit și care poate fi citită automat, precum și dreptul de a trimite aceste date unui alt operator;

8.6. Dreptul de a vă opune prelucrării

Aplicabil în cazul prelucrărilor având ca temei legal art. 6 alin. (1) lit. (e) R.G.P.D. – prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestit operatorul sau (art. 6 alin. (1) lit. (f) R.G.P.D – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță.

Aplicabil cu excepția cazului în care Cabinetul demonstrează motive legitime imperioase pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, ce depășesc interesele, drepturile și libertățile dumneavoastră sau pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

8.7. Dreptul de a vă retrage consimțământul

Dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, în cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră, fără a afecta legalitatea prelucrării bazate pe consimțământ înainte de retragerea acestuia.

8.8. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează în mod similar, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este necesară pentru executarea contractului de prestări servicii medicale încheiat cu dumneavoastră, este permisă de lege sau are la bază consimțământului dumneavoastră explicit;

8.9. Dreptul de a va adresa justitiei / de a depune o plangere la Autoritatea de Protectie a Datelor (ANSPDCP) si dreptul de a va adresa instantelor de judecata competente

În cazul în care considerați că noi prelucrăm datele dumneavoastră cu încălcarea RGPD, aveți și următoarele drepturi:

i) dreptul de a depune plângere la ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, sediu: București, Bdul Gen. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, CP 010336; Telefon: +40.318.05.92.11, Fax: +40.318.05.96.02 email: anspdcp@dataprotection.ro, website: www.dataprotection.ro);

ii) dreptul de a formula acțiune în justiție.

Dacă vă exercitați drepturile prin mijloace electronice, Cabinetul vă va transmite informațiile solicitate prin același mijloc de comunicare într-un format accesibil, dacă nu indicați alt mijloc de contact sau ne solicitați să vă furnizăm informațiile în alt format.

Cabinetul va depune eforturi să răspundă într-un termen de o lună de la depunerea cererii. Dacă prelucrarea cererii dumneavoastră durează mai mult, vă vom înștiința în același termen în legătură cu motivele și momentul în care vă  putem răspunde.

În cazul în care nu putem da curs cererii dumneavoastră, vă vom informa cu privire la motivele aferente, sub rezerva oricăror restricții legale sau de reglementare.

Drepturile de mai sus, pot fi exercitate în orice moment. Pentru exercitarea acestor drepturi, cu excepția dreptului de a depune o plângere la ANSPDCP, puteți să adresați o solicitare în scris, datată și semnată sau în format electronic la următoarea adresă:

Str. Campului, nr 40, scara 1, ap 3, Cluj- Napoca, jd. Cluj, str Campului nr 245 , jd. Cluj sau prin e-mail la office@happydent.ro.

De asemenea, în cazul în care doriți să vă retrageți consimțământul acordat cu privire la scopurile de marketing direct, aveți posibilitatea de a utiliza opțiunea „dezabonare” care este inclusă în fiecare comunicare de marketing.

9. Refuzul prelucrării și consecințele acestuia

Anumite date cu caracter personal trebuie furnizate dat fiind că sunt solicitate pentru conformarea cu o obligație legală/ o obligație contractuală / o obligație necesară pentru încheierea unui contract cu Cabinetul.

În cazul în care deși vă specificăm necesitatea acestor date nu ni le furnizați pentru scopurile vizate (ca regula vom avea în vederea executarea unei obligații legale, executarea contractului, realizarea actului medical și gestionarea serviciilor de sănătate), putem fi în situația de a nu vă oferi anumite avantaje/ beneficii ori chiar de a înceta contractul de prestări servicii medicale încheiat cu dumneavoastră. sau, după caz, executa necorespunzător obligațiile din acesta.

10. Securitatea datelor cu caracter personal

Vă informăm că am implementat măsuri tehnice și organizatorice adecvate în vederea asigurării unui nivel de securitate corespunzător datelor cu caracter personal prelucrate. La evaluarea nivelului adecvat de securitate, ținem seama în special de riscurile prezentate de prelucrarea datelor cu caracter personal, generate în special, în mod accidental sau ilegal, de distrugerea, pierderea, modificarea, divulgarea neautorizată sau accesul neautorizat la datele cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate în orice alt mod. De asemenea, ne asigurăm că accesul la datele cu caracter personal este acordat personalului nostru numai în măsura în care acesta este necesar pentru îndeplinirea atribuțiilor de muncă.

11. Deciziile automate și crearea de profiluri

Datele cu caracter personal la care se face referire în prezenta nu fac obiectul creării unor profiluri sau luării unor decizii în mod automat.

12. Actualizări la această notă de informare

Prezenta notă de informare va putea fi modificata/actualizata oricând de către Cabinet, conform propriei decizii, cu punerea la dispoziția dumneavoastră a versiunilor actualizate.